Administrative Unterstützung im Projekteinkauf (m/w/d)

150 150 Ayten Özbek
  • Vollzeit
  • Essen
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  • Diese Position wurde vergeben

Im Auftrag unseren Mandanten suchen wir eine tatkräftige administrative Unterstützung für den Projekteinkauf.

Ihre Aufgaben:

  • Zuarbeit für die monatliche Berichterstattung der Einkaufstätigkeiten an den Kunden (einschl.
    Erstellung von Anfrage-Übersicht, Bestell-Übersicht etc.)
  • Pflege der Bestell-Übersicht auf Basis der Informationen der für die jeweiligen Lose zuständigen
    Einkäufer
  • Ablage der Dokumente des Bestellprozesses im gemeinsamen Projekt-Ordner und Erweiterung
    der Struktur (neue Unterordner etc.)
  • Einsammeln von aktuellen Informationen von den involvierten Einkäufern des
    strategischen/operativen Einkaufs – als Vorbereitung für die STEAG-internen Jour Fixe
  • Nachverfolgung der Termine im Rahmenterminplan und Vorbereitung für die Abstimmung mit
    den Fachbereichen
  • Erstellung von Basisdokumenten/Vorlagen
  • Vollständigkeitsprüfung/Sichtung der Präqualifikationsunterlagen, die von den Lieferanten
    eingereicht wurden sowie Anmahnung/Einholung von fehlenden Unterlagen
  • Zusammenstellung der Unterlagen für den Präqualifizierungsprozess und für die Freigabe durch
    den Kunden
  • Unterstützung bei der Erstellung der Los-Anfragen und der hierfür erforderlichen Unterlagen
    (Terminplan Anfrageprozess, Anlagen zum Vertragsentwurf etc.)
  • Unterstützung beim Einstellen von Anfrage-Dokumenten im SharePoint bzw. elektronischen
    Datenbanken
  • Unterstützung bei der Abarbeitung von technischen/kfm. Rückfragen der Lieferanten zu den
    Anfragen und entsprechende Beantwortung
  • Unterstützung bei der Angebotsauswertung und Erstellung einer Bewertungsmatrix
  • Organisation von Besprechungen (Klärungs- und Vergabegespräche mit Lieferanten)
  • Bestellungen im SAP (auf Basis der abgeschlossenen Werkverträge und übermittelten
    BANFEN) einschl. der erforderlichen Dokumente

 

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene qualifizierte kaufmännische Ausbildung
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Applikationen sowie SAP
  • Zuverlässigkeit
  • Strukturierte Arbeitsweise